3. Rechnung - Export

Der Rechnungsexport ermöglicht es, eine CSV oder Excel Datei mit den Buchungsdaten automatisch zu erstellen und an die Buchhaltung senden zu lassen. Diese Datei kann direkt in die Buchhaltungssoftware importiert werden, was den Prozess der Datenübertragung vereinfacht. Zusätzlich können die Felder, die in der Datei enthalten sind, individuell in den Einstellungen angepasst werden. Dies erleichtert den Import und sorgt dafür, dass die Buchhaltungsdaten optimal strukturiert sind.

Über den Button “Rechnungs-Export” in der Hauptnavigation kann der Buchhaltungsexport eingerichtet werden:

Beim ersten Mal muss über den Button “Erstellen” ein Datensatz angelegt werden, später kann über den Button “Feld hinzufügen” ein weiteres Feld hinzugefügt werden.

Bei Wert Herkunft können Sie wählen, woher aus der JTL-Wawi der Wert einer Zeile kommt. Der Name im Export definiert die Spaltenüberschrift im fertigen Excel oder CSV File.

Folgende Auswahlmöglichkeiten für Werte gibt es:

• Fixer Wert:

  Ein Statischer Wert wird in die Spalte geschrieben. Das ist immer dann sinnvoll, wenn sich ein Wert nie verändert aber immer im Export enthalten sein muss.

  
  

• Rechnung:

  Ein Wert aus der Rechnung wie z.b. das Rechnungsdatum. Sobald “Rechnung ausgewählt wird, kann über das Dropdown “Field” das gewünschte Feld ausgewählt werden

  
  

  Mögliche Felder:

  
  

  • Belegnummer

  • Erstelldatum

  • Valuta Datum

  • Kundennummer

  • Kundengruppe

  • Firma

  • Firma, Vorname Nachname

  • Versandland ISO Code

  • Währung

  • Zahlungsart

  • UID

  • Versandart

  • Externe Auftragsnummer

  • Kunde Steuernummer

  • Debitorennummer

  • Auftragsnummer

• Rechnungsadresse:

  Ein Wert aus der Rechnungsadresse wie z.b. das Rechnungsland. Sobald “Rechnungsadresse ausgewählt wird, kann über das Dropdown “Field” das gewünschte Feld ausgewählt werden

  
  

  Mögliche Felder:

  
  

  • Firma

  • Anrede

  • Vorname

  • Nachname

  • Straße

  • PLZ

  • Ort

  • Land ISO Code

  • Telefon

  • Fax

  • Email

  • Zolldokument erforderlich

    
    

• Lieferadresse:

  Ein Wert aus der Lieferadresse wie z.b. das Lieferland. Sobald “Lieferadresse ausgewählt wird, kann über das Dropdown “Field” das gewünschte Feld ausgewählt werden

  
  

  Mögliche Felder:

  
  

  • Firma

  • Anrede

  • Vorname

  • Nachname

  • Straße

  • PLZ

  • Ort

  • Land ISO Code

  • Telefon

  • Fax

  • Email

  • Zolldokument erforderlich

  
  

  
  

• Kunde:

  Ein Wert eines Kunden

  
  

  Mögliche Felder:

  
  

  • Kundennummer

  • Kunde Steuernummer

  • Debitorennummer

  
  

• Gutschrift:

  Ein Wert aus einer Gutschrift

  
  

  Mögliche Felder:

  
  

  • Referenz Rechnungsnummer

  • Kurztext

  • Text

  
  

• Rechnungszeile:

  Ein Wert aus einer Rechnungzeile wie z.b. Brutto oder Netto Zeilensumme

  
  

  Mögliche Felder:

  
  

  • Anzahl

  • Netto Verkaufspreis

  • Steuer in %

  • Netto Zeilensumme

  • Brutto Zeilensumme

  • Steuerbetrag Zeilensumme

  
  

• Steuerklasse:

  Ein Wert aus den hinterlegten Steuerklassen aus der Wawi

  
  

  Mögliche Felder:

  
  

  • Steuerklasse Interner Schlüssel

  • Steuerklassenname

  
  

• Buchungskonto:

  Wert aus den Buchungskonteneinstellungen der Wawi

  
  

  Mögliche Felder:

  
  

  • Steuerschlüssel

  • Steuerkonto

  • Skontokonto

  • Bonuskonto

  • Erlöskonto

  • Ausbuchungskonto

  • Anzahlungskonto

  • Schlüsselnummer

    
    

Sobald der Export nach ihren Wünschen zusammengebaut wurde, kann über den Button “Export erzeugen” eine Exportdatei an die angegebene E-Mail Adresse gesendet werden.

• Zahlungsart:

  Wert aus den Zahlungsarteinstellungen der Wawi

  
  

  Mögliche Felder:

  
  

  • Zahlungsartname

  • Zahlungsart-Buchungskonto

Einstellungen:

Über den Button Einstellungen können einige Einstellungen vorgenommen werden:

• Monatlicher Buchhaltungsexport aktiviert

  Wenn aktiv, wird der konfigurierte Export immer am letzten Tag des Monats um 23:59 erzeugt und automatisch an die angegebene Email-Adresse gesendet. (z.B. direkt zur Steuerberatung)

  
  

• Empfänger

  Hier muss ein:e Empfänger:in angegeben werden damit fertige Exporte an diese Adresse gesendet werden können. Tipp: Es können auch mehrere Empfänger:innen angegeben werden.

  
  

• Export Format

  Hier kann zwischen Excel oder CSV Datei gewählt werden

  
  

• Trennzeichen

  Hier kann ein gewüschtes Trennzeichen eingegeben werden. Tipp: In der JTL Wawi funktionieren CSV Dateien die als Trennzeichen “;” haben.

  
  

• Gruppieren nach

  
  

  • Eine Zeile pro Rechnung

    Es werden alle Zeilen einer Rechnung zusammengezählt und im Export gibt es eine Zeile Pro Rechnung. Es ist keine Aufsplittung nach Mwst-Sätzen vorhanden.

    
    

  • Alle Rechnungszeilen ausgeben

    Es werden alle Positionen einer Rechnung als eigene Zeile exportiert. Ist immer dann wichtig wenn es Rechnungen mit unterschiedlichen Mwst-Sätzen gibt, da hier dann die einzelnen Sätze ausgegeben werden.

    
    

• Datum für Export

  Hier kann eingestellt werden, welches Datum der Rechnungen & Gutschriften für den Export hergenommen wird. Möglich ist das Erstelldatum oder das Zahldatum.

  
  

• Stücklisten

  Hier kann angegeben werden ob einzelne Stücklistenpositionen im Export aufgelistet werden sollen oder nur die Stückliste selbst. Außerdem können auch die Stückliste inkl. der enthaltenen Positionen ausgegeben werden.